OBSERVERA
Skriv projektplanen så konkret att också en läsare som inte är insatt förstår vad man har för avsikt att uträtta i projektet och hur pengarna ska användas.
En välgjord projektplan innehåller tydliga svar på följande frågor:
• Vad är det som ska göras?
• Varför?
• När?
• Hur?
• Var?
• Av vem?
• Med vilka resurser?
• Vad nytt tillför projektet?
I början av det här avsnittet beskrevs det som måste ingå i en projektplan. Minimikraven beskrivs mer ingående här.
I det här avsnittet gås innehållet i en projektplan igenom i samma ordningsföljd och under samma rubriker som när du skriver och sparar projektplanen i det elektroniska projektsystemet Hyrrä. Du kan skriva projektplanen direkt i Hyrrä, men du kan också välja att formulera den i förväg och flytta över den färdiga planen till Hyrrä. I praktiken är det sannolikt så att du och flera andra personer eller samarbetsparter förbereder projektet. De andra personerna eller parterna bör åtminstone kunna kommentera planen. Därför är det ofta bra att först skriva färdigt projektplanen och sedan flytta över uppgifterna till Hyrrä.
Att överföra projektplanen till Hyrrä är lätt, om din plan har följande disposition:
1) Projektets namn
2) Offentlig beskrivning av projektet
3) Sökande
4) Projektets behov och bakgrund
5) Projektets mål
6) Åtgärder och metoder samt risker i genomförandet
7) Samarbetsparter
8) Vilka risker ingår i projektet och hur ska de tacklas?
9) Hur beaktas principerna för hållbar utveckling?
10) Samband med programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland samt med det regionala programmet eller den lokala strategin. Hur har tidigare projekt beaktats?
11) Verksamhetsområde, målgrupp, nyttohavare och tidtabell
12) Hur utvärderas projektets genomförande?
13) Hur kommer man att fortsätta med den verksamhet som projektet ger upphov till efter att projektet är avslutat?
14) Information
15) Kostnadsförslag för projektet
16) Finansieringsplan för projektet
1. Projektets namn
Ge projektet ett kort men beskrivande namn. Namnet används bland annat i tidningsannonser och dokument. I bästa fall kan ett slående namn redan i sig väcka intresse för projektet.
2. Offentlig beskrivning av projektet
Sammanfatta här projektmålen och åtgärderna. Det rekommenderas att det av den offentliga beskrivningen framgår att projektet medfinansieras av EU.
I slutet av sammanfattningen kan du skriva till exempel så här:
Projektet hänför sig till programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland, och medfinansiering ur EU:s landsbygdsfond söks för det.
Beskrivningen publiceras på webben, och den kan komma att användas vid spridningen av information om landsbygdsutveckling.
3. Sökande
Namn, kontaktuppgifter och FO-nummer eller föreningens registernummer och en kort beskrivning av vilken verksamhet den sökande parten bedriver.
Med beskrivning av organisationen avses till exempel att det anges hur många medlemmar föreningen har i sin styrelse och hur många medlemmar föreningen har samt huruvida föreningen eventuellt har anställda arbetstagare. Sökandens ekonomiska situation framgår av bokslutsuppgifterna, som ska bifogas. Det kan ändå vara befogat att nämna något om den också i det här sammanhanget.
OBSERVERA
Sökanden svarar bland annat för måluppfyllelsen, medelsanvändningen och uppföljningen av hur medlen används samt för rapporteringen. Sökanden är ansvarig också när en projektledare har anställts.
4. Projektets behov och bakgrund
Berätta om utgångsläget: vilket är ursprunget till idén eller vilket problem är det meningen att projektet ska vara en lösning på? Om något har gjorts för saken redan tidigare så berätta också om det. Beskriv dessutom hur projektet har förberetts och vilka som har deltagit i förberedelserna. Peka på varför projektet behövs och nyttan av att genomföra projektet.
5. Projektets mål
Vad är det nya eller vilka är de förbättringar som projektet förväntas åstadkomma? Vad finns kvar rent konkret efter att projektet har slutförts? Ställ upp tydliga och realistiska mål. Uttryck målen i form av konkreta resultat vars utfall det går att följa eller mäta. Till exempel är nya företag och arbetstillfällen eller en renoverad byagård konkreta resultatmål. Det är också exempelvis en ny vandringsled längs vilken tre rastplatser anläggs eller 30 nya byainvånare i ett projekt där människor lockas att bosätta sig på landsbygden.
Målen för projektet kan också vara kvalitativa, till exempel större trivsamhet eller ökad kompetens. Sådana mål kan vara svåra att mäta. Fundera på hur måluppfyllelsen kan konstateras när projektets resultat och genomförande utvärderas.
EXEMPEL
Ökad kompetens har valts som kvalitativt mål för ett utbildningsprojekt som riktas till byautvecklare. När utbildningen avslutas fyller deltagarna i en responsblankett. Där bedömer de följande: har deras kunskaper om olika finansieringskällor ökat, har de lärt sig nya metoder för grupparbete, har deras kunskaper om hur man sköter en förenings ekonomi förbättrats osv.
Målet för ett projekt som går ut på att renovera ett byahus är att få fler bybor och fritidsboende att delta i verksamheten. På listan över talkoarbete läggs det till kryssa i-kolumner för ”fast boende/fritidsboende” och ”deltar i byatalko för första gången”.
6. Åtgärder och metoder samt risker i genomförandet
Konkreta åtgärder för att målen ska nås
Berätta vilka konkreta åtgärder, arbetsinsatser osv. som kommer att behövas för att målen ska nås och vem som ska utföra dem. Behövs avlönad arbetskraft och för hur lång tid? Ska sakkunnigtjänster köpas? Om det är fråga om till exempel byggande så berätta vad som ska göras i form av talkoarbete och vilka arbetsinsatser som ska köpas. Hurdana förnödenheter måste skaffas? Kommer det inom ramen för projektet att anordnas tillställningar eller temadagar eller motsvarande, var kommer de att hållas och hur ska de marknadsföras? Blir det nödvändigt att resa? Kommer till exempel studieresor att företas?
Beskriv åtgärderna konkret, inte på ett allmänt plan. Till exempel räcker ”marknadsföringen utvecklas” inte som åtgärd, men ”planeringen av webbsidor köps hos en reklambyrå” anger vad som ska utföras. Planera ett tidsschema för åtgärderna åtminstone på årsnivå, om projektet sträcker sig över flera kalenderår. Ju mer konkret din beskrivning av åtgärderna är, desto lättare är det att upprätta ett kostnadsförslag.
En utbildningsplan ska inkluderas i åtgärderna i projektplanen när det gäller utbildningsprojekt.
7. Samarbetsparter
Är det någon annan än sökanden som är med om att genomföra projektet rent praktiskt?
Namnge de samarbetsparter med vilka det redan i planeringsskedet har avtalats om samarbete och beskriv vad det överenskomna samarbetet med var och en kommer att gå ut på i praktiken. Samarbetet kan handla om att exempelvis delta i talkoarbete, dela med sig av sakkunskap, vara med om att betala andelen privat finansiering eller genomföra någon projektdel i sin helhet.
Avtal och mötesprotokoll som handlar om samarbete är bra att bifoga till projektansökan.
OBSERVERA
I en del fall är det ändamålsenligt att inte bara sökanden utan också en annan eller flera andra genomförare medverkar i projektet. Då kan en del av stödet överföras till de andra genomförarna med tanke på en viss åtgärd.
Om avsikten är att göra stödöverföringar inom ett projekt, kontakta då NTM-centralen eller Leadergruppen genast när planeringen inleds och be att få råd om hur projektet ska byggas upp.
8. Vilka risker ingår i projektet och hur ska de tacklas?
Vilka är möjligheterna att åtgärderna misslyckas? Hur kan man förhindra ett misslyckande eller minska sannolikheten för att projektet misslyckas?
Riskerna är beroende av projektets innehåll och det är bra att grunna också på dem på en praktisk nivå.
Till exempel lyckas ett utbildningsprojekt kanske inte locka tillräckligt med deltagare. Hur kan man se till att det inte går så? Vad kan man göra, om renoveringen av en gemensam lokal på talko inte intresserar tillräckligt många och den mängd talkoarbete som är tänkt att utgöra projektets självfinansieringsandel hotar att utebli? Eller tänk om valet av ledare för ett tvåårigt projekt visar sig vara en felrekrytering? Prövotiden i början av en anställning gör att den sist nämnda risken minskar.
9. Hur beaktas principerna för hållbar utveckling?
Verksamhet som innebär uppenbara nackdelar för miljön hör inte samman med projekt. Avsikten med åtgärderna är att förbättra miljön ur ekologisk, ekonomisk, social och kulturell synvinkel.
Den ekologiska hållbarheten främjas till exempel genom renovering av befintliga lokaler i stället för nybygge, genom användning av förnybar energi och återvinning. Exempel på ekonomisk hållbarhet är att förnybara råvaror används, förädlingsgraden höjs och lokala tjänster utvecklas. Den sociala och kulturella hållbarheten stöds till exempel genom att jämlikhet främjas, utslagning förebyggs, möjligheterna att delta förbättras och traditioner värnas.
10. Samband med programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland samt med det regionala programmet eller den lokala strategin. Hur har tidigare projekt beaktats?
Diskutera de här frågorna med den NTM-central eller Leadergrupp som du tänker söka finansiering hos. Ta också reda på mer om NTM-centralens plan och gruppens strategi på egen hand. De hjälper dig att förstå hurdana projekt man vill stödja. Med regional plan avses en plan för landsbygdsutveckling som respektive NTM-central har gjort upp. Den hittar du på NTM-centralens webbplats. Med lokal strategi avses Leadergruppens egen utvecklingsstrategi, som Leadergruppen i ditt område har publicerat på sin webbplats.
Programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland finns på webben på adressen www.landsbygd.fi. Programmet innehåller över 800 sidor, men du kan koncentrera dig på att läsa närmast om de åtgärder som genomförs med hjälp av att utvecklingsprojekt finansieras.
Utvecklingsprojekt kan sökas inom tre olika åtgärder. Inom var och en av dem finns det flera delåtgärder och projektidén ska passa in på någon av dem. Beskrivningen av åtgärd 1 Utbildning och information hittar du i avsnitt 8.2.1 och beskrivningen av åtgärd 7 Service på landsbygden och utveckling av byar finns i avsnitt 8.2.5. Texten om åtgärd 16 Samarbete finns i avsnitt 8.2.10.
I det här avsnittet i projektplanen ska du skriva också de erfarenheter som har gjorts och de lärdomar som har dragits inom andra projekt. Det kan vara fråga om sökandens egna tidigare projekt eller projekt som någon annan har genomfört. De tidigare erfarenheterna kan vara goda eller dåliga. Sådant som har visat sig fungera är det värt att upprepa, men om något har konstaterats fungera dåligt är det klokt att undvika det eller att gå in för att göra saken på ett bättre sätt. Något tidigare projekt har också kunnat inhämta information som kan användas som underlag för det nya projektet.
11. Verksamhetsområde, målgrupp, nyttohavare och tidtabell
Ange vilka projektverksamheten riktar sig till eller vilka som drar nytta av den. Berätta enligt vilka kriterier målgruppen har valts. Har målgrupperna informerats om det förestående projektet redan i planeringsstadiet?
EXEMPEL
En byaförening driver ett projekt med målsättningen att locka nya invånare till byn.
En målgrupp för projektet är tomtägare som eventuellt säljer byggplatser. Dessutom utgör de som har vuxit upp i byn men flyttat bort, de som bor i byn på sin fritid och de som bor i den närmaste staden målgrupper, för man antar att det bland dem kan finnas sådana som är intresserade av att flytta till byn.
Berätta i projektplanen vilket projektets verksamhetsområde är och när projektet kommer att inledas respektive avslutas. Projektens varaktighet varierar mellan några månader och två–tre år beroende på innehåll och mål. Den maximala projekttiden är i regel tre år, men av särskilda skäl kan den vara högst fem år.
OBSERVERA
Projektåtgärderna får inte inledas förrän projektet har blivit anhängigt, annars kan stöd inte alls beviljas. Att projektet blir anhängigt betyder att en undertecknad projektansökan anländer till finansiären och att finansiären skickar ett meddelande om saken till den sökande. Kostnader som har uppkommit före anhängiggörandet berättigar inte till stöd.
Undantag! Kostnader för att planera byggprojekt godkänns.
12. Hur utvärderas projektets genomförande?
När det är fråga om stora projekt kan en utomstående halvtids- eller slututvärdering köpas. Hur pass väl åtgärderna har lyckats och resultaten har nåtts utvärderas av styrgruppen, om en sådan har tillsatts för projektet. I mindre projekt kan det finnas en projektgrupp vars sammansättning projektet självt bestämmer om och som har hand om utvärderingen. I föreningsprojekt är det bra om styrelsen då och då samlas för att hålla koll på om projektet är på väg att genomföras så som planerats eller om något behöver göras på ett annat sätt.
Till betalningsansökningarna ska det fogas en redogörelse för projektåtgärderna under den tid för vilken betalning söks. Det är ett lämpligt tillfälle att stämma av utfallet mot planen.
13. Hur kommer man att fortsätta med den verksamhet som projektet ger upphov till efter att projektet är avslutat?
Om det är fråga om en allmännyttig investering där något bestående byggs eller förvärvas, ska man berätta på vilket sätt det är tänkt att investeringen ska användas i fortsättningen och vem som förfogar över den. Åtminstone när det gäller större investeringar (till exempel en samlingslokal som är gemensam för byn) finns det skäl att göra upp underhållskalkyler för de kommande åren för att peka på den ekonomiska hållbarheten i ett längre perspektiv.
Om avsikten är att få i gång ny verksamhet med hjälp av projektet gäller det att också fundera på hur verksamheten ska fortgå och upprätthållas efter att projektfinansieringen har upphört. Vilka åtgärder vidtas i projektet för att trygga kontinuiteten?
Om det har varit fråga om att insamla information så hur ska den inhämtade informationen spridas?
14. Information
Lyckad kommunikation är till hjälp när projektet ska genomföras: den entusiasmerar människor och förmedlar resultaten så att så många som möjligt får tillgång till dem.
Gör upp en kommunikationsplan redan när projektet planeras. Projektåtgärderna, tidtabellen för dem och de resultat som eftersträvas är utgångspunkter för kommunikationsplanen. På basis av dem kan man sluta sig till när det kommer att finnas något att berätta, vad detta något är och i vilken skala det är skäl att informera om saken. I kommunikationsplanen ska du ange målgrupperna för både extern och intern information, kommunikationskanalerna och kommunikationsmetoderna samt kostnaderna för kommunikationen.
I projektplanen kan du sammanfatta tankarna kring kommunikationen, och den egentliga kommunikationsplanen kan du bifoga till ansökan.
15. Kostnadsförslag för projektet
När projektet har planerats omsorgsfullt är det lättare att utarbeta ett kostnadsförslag. Skriv upp alla utgifter som väntas uppkomma i projektet och fördela dem sedan över kalenderåren enligt kostnadsslag. Alla kostnader som orsakas av projektet är bra att uppskatta också när avsikten är att välja en förenklad flat rate-kostnadsmodell. Tack vare uppskattningen ser du vilken kostnadsmodell som lämpar sig för projektet.
Gör i projektplanen upp ett kostnadsförslag som är mer detaljerat än under fliken Kostnader i Hyrrä.
Kostnaderna ska vara skäliga och stå i en vettig proportion till nyttan av projektet. Grunderna för kostnaderna ska framgå tydligt: till exempel månadslönens storlek, en specifikation av resekostnaderna osv. Om möbler eller annan utrustning behöver köpas inom ramen för projektet, gör då upp en förteckning där du nämner vilka produkter som anskaffas, antalet av varje produkt och priset. Exempel: matbord 3 st. à 600 euro, totalt 1 800 euro.
Innehållet i de olika kostnadsställena förklaras mer ingående i ett separat kapitel.
OBSERVERA
Uppge kostnaderna utan mervärdesskatt. Om sökanden inte får återbäring av mervärdesskatt (moms) ska kostnaderna anges inklusive moms.
Att kostnaderna för anskaffningar som är större än 2 500 euro är skäliga ska du visa till exempel genom att begära anbud, använda prislistor, skicka förfrågningar per e-post eller ringa runt. Anteckna resultaten av jämförelsen och grunden för valet av produkt i en promemoria.
Dokumenteringen är avgörande!
Om avsikten är att utlandsresor ska företas inom projektet ska resorna nämnas och motiveras redan i projektplanen.
Kostnadsförslaget kan du göra upp på olika sätt beroende på vilken kostnadsmodell som väljs. Kostnadsmodellerna är följande:
• kalkylerade allmänna kostnader 24 % (flat rate)
• kalkylerade allmänna kostnader 15 % (flat rate)
• engångsersättning (lump sum)
• redovisning enligt de faktiska kostnaderna.
Ange och motivera den i ditt tycke lämpligaste kostnadsmodellen i din ansökan. Myndigheten fattar det slutliga beslutet om den. Du kan inte byta den valda kostnadsmodellen medan projektet pågår.
• Kalkylerade allmänna kostnader (flat rate)
Med det här avses att en del av projektkostnaderna beräknas i procent av projektets lönekostnader. Flat rate-andelen täcker då vissa kostnader. Kostnaderna i fråga specificeras inte i kostnadsförslaget. Kvitton över dem behöver inte heller visas upp i samband med betalningsansökan. Användning av flat rate underlättar sökandens arbete och försnabbar handläggningen av betalningsansökningar.
Flat rate täcker kostnaderna för projektpersonalens företagshälsovård, lokalhyror, kostnaderna för utrustning och programvara som behövs i arbetet, telefon-, datakommunikations- och förnödenhetskostnader samt andra motsvarande kontorskostnader, serveringskostnader, kostnader för styrgruppens möten samt kostnader för projektpersonalens deltagande i utbildning och seminarier. Projektpersonalens resekostnader ingår i 24 % flat rate-modellen. I modellen med 15 % flat rate anges resekostnaderna enligt de faktiska kostnaderna.
EXEMPEL
En heltidsanställd projektledare anställs för att ha hand om ett projekt som ska pågå i ett år. Kostnadsförslaget följer flat rate-modellen. Projektledarens månadslön är 3 000 euro och den sökande parten betalar 30 % i bikostnader. I projektet ingår bl.a. köp av sakkunnigtjänster och en studieresa för målgruppen.
Alternativ 1, flat rate 24 %
Lönekostnader 12 x 3 000 + bikostnader 30 % 46 800
Köpta tjänster 5 000
Studieresa 3 000
Flat rate 24 % av lönekostnaderna 11 232
Kostnadsförslag totalt 66 032
Alternativ 2, flat rate 15 %
Lönekostnader 12 x 3 000 + bikostnader 30 % 46 800
Projektledarens resekostnader 12 x 500 6 000
Köpta tjänster 5 000
Studieresa 3 000
Flat rate 15 % av lönekostnaderna 7 020
Kostnadsförslag totalt 67 820
Det är önskvärt att 24 % flat rate används. Modellen med 15 % flat rate är det lönt att välja när projektledaren behöver färdas inom ett stort område eller resa och stora resekostnader därför uppstår.
• Engångsersättning (lump sum)
Den här modellen tas eventuellt i bruk längre fram. När den här handboken skrevs kunde den inte väljas.
I modellen med engångsersättning delas stödet upp i högst tre poster som betalas utgående från resultaten eller de vidtagna åtgärderna. För var och en av posterna bestäms vissa resultat som ska vara uppnådda eller åtgärder som ska vara genomförda för att stödet ska kunna betalas. Engångsersättningen passar för överskådliga och konkreta projekt där den offentliga finansieringen är högst 100 000 euro.
• Redovisning enligt faktiska kostnader
I första hand används flat rate-modellerna. Om de av någon orsak inte lämpar sig väljs den här modellen och motiveringen till valet anges. I modellen anges alla kostnader, och de öppnas enligt kostnadsslag i kostnadsförslaget. Beräkningsgrunden för varje kostnad nämns. När betalningsansökan görs behövs ett kvitto över varje kostnad.
• Finansieringsplan för projektet
I den här delen av din projektplan ska du berätta hur det är meningen att projektet ska finansieras. Stödprocentsatserna varierar från en typ av projekt till en annan. Kontrollera dem hos den som du tänker söka finansiering hos. Finansiären ger också råd om hur finansieringen bör specificeras.
Specificera finansieringen så här:
• Ansökt stöd (EU och staten, i Leaderprojekt också Leader-kommunfinansiering)
• Direkt finansiering från kommuner (ange här också till exempel finansiering från ett näringsbolag)
• Övrigt offentligt stöd (från församlingen, Forststyrelsen, Naturresursinstitutet osv.)
• Privat finansiering, penningandel
• Privat finansiering, vederlagsfritt arbete.
Berätta vad som ingår i den privata finansieringsandelen och hur projektet kommer att sköta mellanfinansieringen. Mellanfinansiering behövs eftersom stödet betalas i efterskott mot kvitton. Lägg märke till att den privata finansieringens penningandel sällan är tillräckligt stor för att fungera som mellanfinansiering. Privat finansiering behövs alltid för betalning av kostnader innan betalningsansökan lämnas in och stödet betalas ut.
Stödutbetalning kan du beroende på projekttypen söka med några månaders mellanrum, till exempel fyra gånger per år. Att handlägga betalningsansökan tar sin tid, därför behöver sökanden egna eller lånta medel så att projektet kan genomföras smidigt mellan utbetalningarna.
Om du bedömer att projektet kommer att ha inkomster, ange dem då både i kostnadsförslaget och i finansieringsplanen. I projekt där kostnaderna är mindre än 50 000 euro behöver inkomsterna inte beaktas. I investeringsprojekt kan inkomster inte uppkomma. Finansieringsplanens slutsumma ska vara lika med slutsumman i kostnadsförslaget. Tänk redan i förväg ut vad som ska göras om det beviljade stödbeloppet är mindre än det som sökts.
OBSERVERA
Finansieringen består av offentligt stöd och privat finansiering. Finansieringsandelarna ska realiseras i enlighet med den godkända finansieringsplanen. Om andelen privat finansiering till exempel har fastställts till 10 %, ska ett privatfinansierat belopp som motsvarar 10 % av de faktiska kostnaderna samlas ihop under projektets gång.
Om det inte går att få ihop hela den privata finansiering som behövs och andelen alltså inte blir fylld, minskas den offentliga finansieringen i samma proportion. Detsamma gäller kommunfinansieringen: om en tillräckligt stor sådan inte fås ihop, minskas det övriga offentliga stödet.
Om problem som gäller finansieringsförhållandena uppenbarar sig, kontakta då alltid finansiären.
Handbok för projektaktörer201711.4.2017
EXEMPEL
Den sökande i projektet är Byaföreningen i Mallby rf, Landskapsvägen 2, 22222 MALLBY.
Byaföreningen bildades år 2005.
Föreningen har 200 medlemmar, bland dem finns såväl fast boende som fritidsboende. Föreningens styrelse består av sex personer. Föreningens medlemsavgift är 10 euro per person eller 20 euro per familj.
Verksamhetens medelpunkt är den forna byskolan, som föreningen köpte av kommunen år 2014 för att användas som byagård.
Varje år ordnar föreningen flera rekreationsevenemang och utflykter. Den största av tillställningarna är Sommarhålligång i Mallby, som arrangeras i juli under bästa semestertid. Det är ett två dagar långt veckoslutsevenemang med både program och torgförsäljning av lokala produkter.
Föreningens ekonomi är i tämligen gott skick och det årliga bokslutet har alltid visat ett plusresultat. Sparmedel och intäkterna från evenemang gör det möjligt att genomföra projektet trots att köpet av byagården förde med sig nya ekonomiska förpliktelser.