Följ upp kostnaderna regelbundet och noggrant så att det totala kostnadsförslaget inte överskrids.
Kostnadsslagen (löner, hyror, resekostnader osv.) är inte bindande. Om ändringarna mellan kostnadsslagen är väsentliga och påverkar projektinnehållet ska du i förväg ansöka hos finansiären om tillstånd till ändring. Med andra ord ska du justera både projektplanen och kostnadsförslaget och inhämta finansiärens godkännande innan ändringen görs. Ändringsansökningar som lämnas in i efterhand godkänns inte.
Att planera och följa upp finansieringen är lika viktigt som att planera och följa upp kostnaderna.
I projektplanen beskriver du hur projektet ska finansieras. Självfinansieringen kan täckas till exempel med sökandens egna medel, genom så kallat sponsorstöd från samarbetspartner, med deltagaravgifter eller genom lån. Offentliga samfund kan inte delta i privat finansiering av ett projekt. Be redan i ansökningsskedet att utomstående ingår en skriftlig förbindelse om sitt deltagande i den privata finansieringen.
Planera projektets mellanfinansiering omsorgsfullt, eftersom ett beviljat stöd utbetalas i efterskott mot betalda fakturor. Att behandla betalningsansökningarna tar sin tid, vilket ökar projektadministratörens finansieringsbehov.
Allmännyttiga sammanslutningar kan ansöka om förskott som uppgår till högst 20 % av det beviljade stödet, men högst till 100 000 euro. Förskottet kan sökas utan kvitton genast när det officiella stödbeslutet har erhållits.
I varje stödpost dras 30 % av det utbetalda förskottet av tills hela förskottet har kvittats. Den sista förskottsdelen kvittas senast vid slutbetalningen. Efter slutbetalningen är det möjligt att ytterligare ansöka om till exempel en andel som motsvarar semesterpenningen.
Inom allmännyttiga investeringsprojekt och utvecklingsprojekt kan du täcka till och med hela andelen privat finansiering genom talkoarbete (alltså arbete som utförs för projektet utan vederlag). Uppskatta i projektplanen vilket talkoarbete som ska utföras och antalet timmar. Fasta timtaxor har fastställts för talkoarbetet: personarbete 15 euro, arbetsmaskin 30 euro, arbetsmaskin + förare 45 euro. Övriga naturaförmåner såsom donationer i form av trävirke och jordmaterial godkänns inte.
Kom ihåg att projektets finansieringsandelar ska följa stödbeslutet. Om den privata
finansieringsandelen för ett projekt har fastställts till 20 % av de totala kostnaderna måste detta belopp samlas in under projekttiden. Om den privata finansieringen endast uppgår exempelvis till 15 % utbetalas det offentliga stödet minskat med motsvarande andel.
Ett projekt kan också ha inkomster som inte räknas in i den privata finansieringsandelen.
Inkomster uppkommer vid försäljning av produkter eller tjänster som har framställts med projektmedel, till exempel inkomster från tidningsannonser eller inträdesbiljetter till evenemang. Inkomsterna behöver inte beaktas i projekt som är mindre än 50 000 euro. De kan användas som privat finansiering.
Inkomsterna dras av från de totala utgifterna, och det stöd som beviljas projektet beräknas på differensen mellan de totala utgifterna och inkomsterna. Jfr ovan, inkomsterna reducerar det utbetalda stödbeloppet.
Handbok för projektaktörer201711.4.2017