Nimen rekisteröimistä koskevat asiakirjat toimitetaan Maaseutuvirastoon. Kaikki hakemusasiakirjat voi lähettää joko sähköisesti osoitteeseen kirjaamo@mavi.fi tai postitse osoitteeseen Maaseutuvirasto, Kirjaamo, PL 405, 60101 Seinäjoki. Euroopan komission valmiit lomakemallit löytyvät osoitteesta www.mavi.fi/nimisuoja. Nimen rekisteröinti on kaksivaiheinen prosessi, joka vaatii ensin kansallisen päätöksen ja sen jälkeen käsittelyn yhteisön tasolla.
Kansallinen käsittely
Maaseutuvirasto tutkii hakemuksen saatuaan, onko se perusteltu ja täyttääkö se sille asetetut vaatimukset. Tämän jälkeen Mavi panee vireille vastaväitemenettelyn. Hakemusmenettelyyn liittyvässä kansallisessa vastaväitemenettelyssä Maaseutuvirasto julkaisee nimisuojatuotteen rekisteröintiä koskevan hakemuksen Maaseutuviraston Internet-sivuilla (www.mavi.fi/nimisuoja). Ilmoitus hakemuksesta julkaistaan Virallisessa lehdessä ja Tavaramerkkilehdessä. Mahdollinen vastaväite on tehtävä lehtien ilmestymisajankohdasta seuraavan kuukauden loppuun mennessä.
Nimisuojaa koskeva myönteinen kansallinen päätös, muutoksenhakuohjeet ja päätöksen perusteena oleva tuote-eritelmä julkaistaan Maaseutuviraston internetsivuilla. Ilmoitus myönteisestä päätöksestä julkaistaan Virallisessa lehdessä ja Tavaramerkkilehdessä. Päätökseen voi hakea muutosta valittamalla. Mikäli muutosta ei ole haettu valitusajan kuluessa, Mavi toimittaa hakemuksen ja päätöksen komissioon lopullista päätöstä varten. Jos päätöksestä on valitettu, hakemus toimitetaan komission käsiteltäväksi vasta tuomioistuimen lainvoimaisen ratkaisun jälkeen.
Käsittely yhteisön tasolla
Komissio pyrkii tutkimaan hakemuksen kuuden kuukauden sisällä ja pyytää tarvittaessa lisäselvityksiä. Mikäli komissio katsoo, että hakemus täyttää vaatimukset, se julkaistaan Euroopan unionin virallisen lehden OJ C-sarjassa.
Jäsenvaltio, kolmas maa, yksityiset henkilöt tai yritykset voivat kolmen kuukauden kuluessa hakemuksen julkaisemisesta esittää komissiolle vastaväiteilmoituksen. Yksityisten henkilöiden tai yritysten tulee osoittaa valituksensa jäsenvaltion vastuuviranomaiselle, joka toimittaa ne edelleen komissioon. Vastaväite laaditaan komission asetuksen (EU) N:o 668/2014 liitteessä III esitetyn mallin mukaisesti.
Mikäli komissio ei saa vastalauseita määräajassa, se rekisteröi nimityksen, ja rekisteröinti julkaistaan Euroopan unionin virallisen lehden OJ L-sarjassa. Mikäli vastaväitteitä on esitetty ja komissio ottaa ne tutkittaviksi, se kehottaa asianomaisia osapuolia käymään neuvotteluja. Jos osapuolet eivät pääse sopimukseen kolmen kuukauden kuluessa, komissio antaa asiassa komiteamenettelyä noudattaen täytäntöönpanosäädöksen, jolla hakemus joko hyväksytään tai hylätään. Määräaikaa voidaan pyynnöstä jatkaa vielä kolme kuukautta.
EU:n nimisuojajärjestelmän mukaisen nimisuojatuotteen rekisteröiminen201513.4.2015