6.5 Raportointi ja seuranta

Hank­keen tär­keä osa on hank­kees­ta ra­por­toin­ti sekä ta­voit­tei­den saa­vut­ta­mi­sen ar­vi­oin­ti. ELY-kes­kuk­ses­ta saa­dus­sa vi­ral­li­ses­sa tuki­pää­tök­ses­sä on esi­tet­ty ra­por­tin run­ko eli ne tie­dot, jot­ka ra­por­tis­ta ai­na­kin on löy­dyt­tä­vä. Eril­lis­tä ra­port­ti­lo­ma­ket­ta ei ole. Ky­sei­nen ra­port­ti­poh­ja löy­tyy myös täs­tä han­ke­käsi­kir­jas­ta koh­das­ta lop­pu­ra­por­toin­ti.

Pidä ra­por­toin­nin hel­pot­ta­mi­sek­si han­ke­päi­vä­kir­jaa, jo­hon mer­kit­set päi­vä­mää­riä, osal­lis­tu­ja­mää­riä, teh­ty­jä toi­men­pi­tei­tä ja mui­ta hank­keen edis­ty­mi­seen liit­ty­viä asi­oi­ta. Han­ke­päi­vä­kir­jan si­jaan voit kir­ja­ta asi­oi­ta myös suo­raan ra­port­ti­poh­jaan, jol­loin var­si­nai­nen ra­por­tin kir­joit­ta­mi­nen hel­pot­tuu.

Hank­keen hal­lin­taa hel­pot­taa, kun ko­ko­at kaik­ki hank­keen asia­pa­pe­rit sa­maan han­ke­map­piin. Sii­nä kan­nat­taa säi­lyt­tää vi­ral­lis­ten asia­pa­pe­rei­den li­säk­si kaik­ki muis­ti­ot, ko­kous­pöy­tä­kir­jat, osan­ot­ta­ja­lis­tat, teh­dyt esit­teet, leh­ti­leik­keet ja tär­keim­mät säh­kö­pos­ti­vies­tit. Hank­keen do­ku­men­toin­nis­ta myös valo­ku­vin on myö­hem­min sekä iloa että hyö­tyä.

Var­si­nais­ta väli­ra­por­toin­tia ei tar­vi­ta. Mak­su­ha­ke­muk­siin on kui­ten­kin lii­tet­tä­vä sel­vi­tys hank­keen to­teut­ta­mi­ses­ta ajal­ta, jol­ta mak­sua ha­e­taan. Tämä on jär­ke­vää teh­dä lop­pu­ra­por­tin poh­jaa käyt­tä­mäl­lä, mikä hel­pot­taa lop­pu­ra­por­tin kir­joit­ta­mis­ta hank­keen pää­tyt­tyä. Kir­joi­ta lop­pu­ra­port­ti suh­tees­sa han­ke­suun­ni­tel­maan: teh­tiin­kö ai­o­tut toi­men­pi­teet, saa­vu­tet­tiin­ko hank­keel­le ase­te­tut ta­voit­teet sekä mi­ten kus­tan­nuk­set ja ra­hoi­tus to­teu­tui­vat.

Seu­ran­ta­tie­dot

Ra­por­toin­nin li­säk­si hank­kei­ta seu­ra­taan seu­ran­ta­tie­to­jen kaut­ta. Han­ke­suun­ni­tel­mas­sa täy­te­tään in­di­kaat­to­rit eli hank­keen ta­voit­teet, ja hank­keen ai­ka­na sa­moi­hin ta­voi­te­koh­tiin täy­te­tään to­teu­ma­tie­dot eli seu­ran­ta­tie­dot. Il­moi­ta seu­ran­ta­tie­dot yli vuo­den kes­tä­vien hank­kei­den osal­ta Hyr­räs­sä aina tam­mi­kuun lop­puun men­nes­sä. Ly­hy­em­mis­sä hank­keis­sa il­moit­ta­mi­nen teh­dään hank­keen pää­tyt­tyä. Alu­ei­den vä­li­sis­sä hank­keis­sa on hyvä tapa toi­mit­taa ra­por­tit yh­tei­ses­sä hank­kees­sa mu­ka­na ole­vil­le sekä tu­kea myön­tä­neil­le ta­hoil­le.

Hank­keen päät­tä­mi­nen

Hyvä en­na­koin­ti ja suun­ni­tel­mal­li­suus edes­aut­ta­vat hank­keen on­nis­tu­nut­ta päät­tä­mis­tä. Kun han­ke lä­hes­tyy lop­pu­aan var­mis­ta, että tar­vit­ta­vat toi­men­pi­teet eh­di­tään teh­dä hank­keel­le hy­väk­sy­tyn to­teu­tus­ajan ja kus­tan­nus­ar­vi­on mu­kai­ses­ti.

Seu­raa kus­tan­nus­ar­vi­o­ta ja to­teu­tu­nei­ta kus­tan­nuk­sia tar­kas­ti ja en­na­koi lop­pu­ai­ka­na vie­lä syn­ty­viä kus­tan­nuk­sia. Muis­ta teh­dä mah­dol­li­sis­ta kus­tan­nus­ar­vi­oon teh­tä­vis­tä muu­tok­sis­ta muu­tos­ha­ke­mus ELY-kes­kuk­sel­le tai Le­a­der-ryh­mäl­le. Tee muu­tos­ha­ke­mus en­nen muu­tos­ten to­teu­tu­mis­ta.

Lop­pu­ra­port­ti ja mak­sut

Kun han­ke on päät­ty­nyt, tee lop­pu­ra­port­ti ja laa­di vii­mei­nen mak­su­ha­ke­mus nel­jän kuu­kau­den ku­lu­es­sa hank­keen päät­ty­mi­ses­tä. Jos mak­su­ha­ke­mus myö­häs­tyy, voi mak­su­ha­ke­muk­sen kä­sit­te­lyn tu­lok­se­na pa­him­mas­sa ta­pauk­ses­sa olla ha­ke­muk­sen hyl­kää­mi­nen, jol­loin tuki jää saa­mat­ta.

Kir­joi­ta ra­port­ti niin, että myös ulko­puo­li­nen taho voi to­de­ta sitä lu­kies­saan, mik­si han­ke käyn­nis­tet­tiin, mitä teh­tiin, mil­lai­sia tu­lok­sia saa­vu­tet­tiin ja py­syt­tiin­kö alku­pe­räi­ses­sä han­ke­suun­ni­tel­mas­sa. Lop­pu­ra­port­tiin on hyvä liit­tää mah­dol­li­sia leh­ti­ar­tik­ke­lei­ta, valo­ku­via tai muu­ta ma­te­ri­aa­lia ku­vaa­maan hank­keen toi­men­pi­tei­tä ja tu­lok­sia. Hyvä lop­pu­ra­port­ti ei ole vain his­to­riik­ki hank­keen ku­lus­ta. Sii­nä kan­nat­taa myös ana­ly­soi­da hank­keen kul­kua, sen on­nis­tu­mi­sia ja myös sitä, mitä oli­si kan­nat­ta­nut teh­dä toi­sin.

Han­ket­ta ar­vi­oi­daan sii­tä näkö­kul­mas­ta, mi­ten hy­vin se on saa­vut­ta­nut han­ke­suun­ni­tel­mas­sa ase­te­tut ta­voit­teet. Ar­vi­oin­nin mit­ta­rit ovat si­ten han­ke­koh­tai­sia. Oh­jaus­ryh­mä vah­vis­taa vii­mei­ses­sä ko­kouk­ses­saan ar­vi­oin­ti­tu­lok­set ja an­taa oman nä­ke­myk­sen­sä on­nis­tu­mi­ses­ta.

Han­ke­toi­min­nan pää­mää­rä­nä on saa­da ai­kaan jo­tain uut­ta, esi­mer­kik­si käyn­nis­tää uut­ta toi­min­taa. Uu­sien asi­oi­den ja toi­min­to­jen luo­mi­seen liit­tyy aina ris­ke­jä. Tu­lok­sia ei voi etu­kä­teen var­mak­si taa­ta. Uu­den ko­kei­le­mi­ses­sa epä­on­nis­tu­mi­nen on sal­lit­tua ja kaik­ki hank­keet ei­vät saa­vu­ta niil­le ase­tet­tu­ja ta­voit­tei­ta. Ta­voit­tei­siin on py­rit­tä­vä, yri­tet­tä­vä to­sis­saan, mut­ta ell­ei nii­hin pääs­tä, tu­lee ar­vi­oi­da ja poh­tia, mit­kä sei­kat es­ti­vät ha­lut­tu­jen tu­los­ten saa­vut­ta­mi­sen ja mik­si.

Kir­jal­li­nen lop­pu­ra­port­ti si­säl­tää ai­na­kin seu­raa­vat tie­dot:

1. To­teut­ta­jan nimi
2. Hank­keen nimi ja han­ke­tun­nus
3. Yh­teen­veto hank­kees­ta
   – tii­vis­tel­mä hank­keen ta­voit­teis­ta, kes­kei­sis­tä toi­mi­jois­ta, toi­men­pi­teis­tä, kus­tan­nuk­sis­ta, ra­hoi­tuk­ses­ta ja tu­lok­sis­ta

4. Ra­port­ti
   4.1 Hank­keen ta­voit­teet
   • Ylem­män ta­son ta­voit­teet, joi­den osa han­ke on (esi­mer­kik­si Man­ner-Suo­men maa­seu­dun ke­hit­tä­mis­oh­jel­ma ja Le­a­der-ryh­män stra­te­gia)
   • Hank­keen ta­voit­teet

4.2 To­teu­tus

1. Toi­men­pi­teet
2. Aika­tau­lu
3. Re­surs­sit
4. To­teu­tuk­sen or­ga­ni­saa­tio
5. Kus­tan­nuk­set ja ra­hoi­tus
6. Ra­por­toin­ti ja seu­ran­ta
7. To­teu­tus­o­le­tuk­set ja ris­kit

4.3 Yh­teis­työ­kump­pa­nit

4.4 Tu­lok­set ja vai­ku­tuk­set

5. Esi­tyk­set jat­ko­toi­men­pi­teik­si
6. Alle­kir­joit­ta­jat ja päi­väys
   – han­ket­ta hal­lin­noi­van ta­hon vi­ral­li­set alle­kir­joi­tuk­set

Ra­ken­ta­mis­ta si­säl­tä­neis­sä yleis­hyö­dyl­li­sis­sä in­ves­toin­ti­hank­keis­sa lop­pu­ra­port­tiin lii­te­tään sel­vi­tys ra­ken­nus­suun­ni­tel­man to­teu­tu­mi­ses­ta.

Hy­väs­tä lop­pu­ra­por­tis­ta on hyö­tyä:

• Saat ko­ke­muk­se­si yk­siin kan­siin.
• Ra­hoit­ta­ja saa sel­vi­tyk­sen hank­keen ku­lus­ta.
• Voit hyö­dyn­tää lop­pu­ra­port­tia vies­tin­näs­sä­si ja esi­mer­kik­si lä­het­tää sen si­dos­ryh­mil­le.
• Muut sa­man­tyyp­pis­tä han­ket­ta suun­nit­te­le­vat voi­vat ot­taa opik­si lop­pu­ra­por­tis­sa esi­te­tys­tä ana­lyy­sis­tä ja ar­vi­oin­nis­ta.
• Myös ra­hoit­ta­jat hyö­ty­vät saa­mal­la tie­toa hy­vik­si ha­vai­tuis­ta toi­min­ta­ta­vois­ta ja sii­tä, mil­lai­set toi­men­pi­teet ei­vät vält­tä­mät­tä toi­mi.

Oh­jaus­ryh­män ja hank­keen päät­tä­vä ko­kous

Oh­jaus­ryh­män vii­mei­nen ko­kous pi­de­tään hank­keen to­teu­tus­ajan lo­pus­sa. Oh­jaus­ryh­mä hy­väk­syy omal­ta osal­taan lop­pu­ra­por­tin ja an­taa ra­port­tiin oman ar­vi­on­sa hank­keen to­teu­tu­mi­ses­ta.

Jos hank­keel­la on vi­ral­li­sen oh­jaus­ryh­män si­jas­ta jo­kin va­paa­muo­toi­nen han­ke­ryh­mä, on hyvä tapa kut­sua se vii­meis­tä ker­taa kool­le ja käy­dä läpi sa­mat asi­at kuin oh­jaus­ryh­mäs­sä käy­täi­siin.