7.1 Kirjanpito

Ero­ta hank­keen tu­lot ja me­not tuen­saa­jan nor­maa­lis­ta kir­jan­pi­dos­ta omal­le kus­tan­nus­pai­kal­leen tai omil­le ti­leil­leen niin, että kir­jan­pi­don ja to­sit­tei­den tar­kas­ta­mi­nen on il­man vai­keuk­sia mah­dol­lis­ta.

Vaik­ka kus­tan­nus­mal­lik­si oli­si va­lit­tu flat rate, kir­jaa kaik­ki hank­keen ku­lut hank­keen kus­tan­nus­pai­kal­le tai ti­leil­le. Flat rate -osuu­del­la ka­tet­ta­vien ku­lu­jen to­sit­tei­ta ja pää­kir­jan­ot­tei­ta ei esi­te­tä mak­su­ha­ke­muk­ses­sa.

Hank­keen kir­jan­pito on aina osa­na tuen­saa­jan kir­jan­pi­toa. Jos tuen­saa­jan kir­jan­pito­jär­jes­tel­mä ei mah­dol­lis­ta kus­tan­nus­paik­ko­jen käyt­töä, hank­keel­le pe­rus­te­taan omat ti­lin­sä ha­ki­jan kir­jan­pi­toon.

Kir­jan­pito voi­daan pi­tää joko kir­jan­pito-oh­jel­mal­la tai pe­rin­tei­sel­lä kir­jan­pito­kir­jal­la. Kir­jan­pi­don tu­lee nou­dat­taa kir­jan­pito­la­kia (1336/1997).

Jo hank­keen suun­nit­te­lu­vai­hees­sa on hyö­dyl­lis­tä suun­ni­tel­la yh­des­sä kir­jan­pi­tä­jän kans­sa hank­keen ti­lien ja kir­jan­pi­don jär­jes­tä­mis­tä.

Suun­nit­te­le ke­hit­tä­mis­hank­keen tili­kart­ta si­ten, että tu­lot ja me­not voi­daan esit­tää sa­mal­la ta­val­la kuin tuki­pää­tök­ses­sä ole­va hy­väk­syt­ty kus­tan­nus­ar­vio. Li­säk­si han­ket­ta kos­ke­vat ti­lit on hyvä ryh­mi­tel­lä tili­kart­taan pe­räk­käin. Tämä hel­pot­taa ja no­peut­taa mak­su­ha­ke­muk­sen laa­ti­mis­ta ja kä­sit­te­lyä.

HUO­MAA

Hank­keen kus­tan­nus­ten ja ra­hoi­tuk­sen seu­ran­taa ja mak­su­ha­ke­mus­ten laa­ti­mis­ta aja­tel­len kan­nat­taa kir­jan­pi­toon hank­keel­le ava­ta oma kus­tan­nus­paik­ka.

Hank­kees­sa käy­tet­tä­viä ti­le­jä voi olla tili­kar­tas­sa enem­män kuin han­ke­suun­ni­tel­mas­sa tai tuki­pää­tök­ses­sä ole­via kus­tan­nus­la­je­ja (palk­kaus­ku­lut, vuok­rat, mat­ka­ku­lut jne.).

ESI­MERK­KE­JÄ

Mat­ka­ku­lut ja­e­taan kir­jan­pi­dos­sa kol­mek­si eri ti­lik­si: mat­kus­tus­ku­lut (km-kor­vauk­set, juna, bus­si- ja len­to­li­put yms.), ma­joi­tus­ku­lut ja päi­vä­ra­hat. Kilo­met­ri­kor­vauk­set ero­tel­laan yleen­sä omak­si ti­lik­si. Mak­su­ha­ke­muk­seen nämä yh­dis­te­tään koh­taan ”Mat­ka­ku­lut”.

********************

Hank­keel­le on va­lit­tu kus­tan­nus­mal­lik­si kus­tan­nuk­set to­teu­tu­nei­den kus­tan­nus­ten mu­kaan. Yksi tuki­pää­tök­sen kus­tan­nus­la­jeis­ta on ”Muut ku­lut”. Tuen­saa­ja ha­lu­aa seu­ra­ta me­no­ja tar­kem­min. Kir­jan­pi­toon pe­rus­te­taan omat eril­li­set ti­lin­sä toi­mis­to­ku­luil­le, pu­he­lin­ku­luil­le ja il­moi­tus­ku­luil­le. Mak­sua ha­kies­sa nämä las­ke­taan yh­teen ja sum­ma lai­te­taan ha­ke­muk­sen koh­taan ”Muut ku­lut”.

Tee mak­su­ha­ke­muk­seen lii­te, jos­sa ker­rot, mit­kä kir­jan­pito­ti­lit on yh­dis­tet­ty ku­hun­kin ha­ke­muk­sen kulu­la­jiin. Kir­jaa saa­dut tuet (kun­ta­raha, EU- ja val­ti­on raha) ja tar­vit­ta­es­sa ulko­puo­li­sen ta­hon mak­sa­mat yk­si­tyi­set ra­hoi­tus­o­suu­det omil­le tulo­ti­leil­leen. Hank­keen tal­koo­töi­tä ei vie­dä kir­jan­pi­toon. Ne kir­ja­taan eril­li­sel­le lo­mak­keel­le, jon­ka saat ra­hoit­ta­jal­ta.

Niis­sä hank­keis­sa, jois­sa han­ke­tu­kea siir­re­tään toi­sel­le to­teut­ta­jal­le, kos­kee edel­lä mai­nit­tu kir­jan­pito­vaa­ti­mus mo­lem­pia.

HUO­MI­OI­TA­VAA

Mak­sa han­ke­me­not pank­ki­ti­lin kaut­ta, jot­ta sääs­tyt eril­li­sil­tä sel­vi­tyk­sil­tä. Las­kul­le os­ta­mi­nen ei aina ole mah­dol­lis­ta esi­mer­kik­si pien­ten yh­dis­tys­ten ol­les­sa ky­sees­sä.

Kä­teis­mak­sun hy­väk­sy­mi­nen edel­lyt­tää osoi­tus­ta, että kus­tan­nus on tuen­saa­jan mak­sa­ma. Pelk­kä kä­teis­kuit­ti ei siis rii­tä. Kä­teis­os­toa pa­rem­pi vaih­to­ehto on käyt­tää yh­dis­tyk­sen pank­ki­kort­tia tai jos sel­lais­ta ei ole, joku mak­saa omal­la pank­ki­kor­til­laan ja las­kut­taa yh­dis­tys­tä.

ESI­MERK­KI

Yh­dis­tyk­sen työn­te­ki­jä os­taa omil­la va­roil­laan yh­dis­tyk­sel­le ko­pi­o­pa­pe­ria. Hän te­kee yh­dis­tyk­sel­le las­kun, jo­hon lii­te­tään alku­pe­räi­nen kas­sa­kuit­ti. Yh­dis­tys mak­saa las­kun pe­rus­teel­la työn­te­ki­jäl­le ai­heu­tu­neet ku­lut ja kir­jaa las­kun kir­jan­pi­toon­sa. Näin meno saa­daan nä­ky­mään hank­keen kir­jan­pi­dos­sa ja ha­ki­jan tili­ot­teel­la hy­väk­syt­tä­väl­lä ta­val­la.

Kir­jan­pito in­ves­toin­ti­hank­kees­sa

Kir­jaa in­ves­toin­ti­hank­kees­sa kus­tan­nuk­set ja saa­dut tuet pää­sään­töi­ses­ti ta­see­seen sa­mal­le ti­lil­le. Pe­rus­ta esi­mer­kik­si kylä­ta­lon ra­ken­ta­mis­hank­keel­le kir­jan­pi­toon yksi tili, jo­hon kir­jaat kaik­ki ra­ken­ta­mi­ses­ta ai­heu­tu­neet kus­tan­nuk­set ja myös saa­dut tuet. Toi­mi sa­moin myös mui­den in­ves­toin­tien, ku­ten re­mon­toin­nin sekä kone- ja ka­lus­to­han­kin­to­jen yh­tey­des­sä. Jos ky­sees­sä on use­am­man ra­ken­nuk­sen ra­ken­ta­mi­nen tai re­mon­toin­ti, pe­rus­ta kul­le­kin ra­ken­nuk­sel­le oma ti­lin­sä.

Hank­keel­le ei tar­vit­se ava­ta omaa pank­ki­ti­liä, mut­ta isom­mis­sa hank­keis­sa oman ti­lin käyt­tö hel­pot­taa tu­lo­jen ja me­no­jen seu­ran­taa, kos­ka ti­liä käy­te­tään pel­käs­tään hank­keen raha­vir­to­jen seu­ran­taan.

Han­ke­toi­mi­jan käsi­kir­ja – hank­keen suun­nit­te­lu, ha­ke­mi­nen, to­teut­ta­mi­nen ja päät­tä­mi­nen24.8.2016