6.3 Kommunikation

Av pro­jek­ten för­vän­tas öp­pen­het och in­for­ma­tions­sprid­ning. All­män in­for­ma­tion om pro­jek­ten är bra att ge åt­min­sto­ne när pro­jek­ten in­leds och av­slu­tas. Un­der pro­jekt­ti­den är det dess­utom bra att skicka press­med­de­lan­den; de be­hö­ver inte nöd­vän­digt­vis hand­la om själ­va pro­jek­tet, i stäl­let kan de ta fas­ta på vad som har åstad­kom­mits inom pro­jek­tet.

10 skäl att in­for­me­ra om pro­jek­tet
1. Du ökar pro­jek­tets syn­lig­het.
2. Du gör det lät­ta­re att ge­nom­fö­ra pro­jek­tet.
3. Du ak­ti­ve­rar och en­ga­ge­rar dem som är med om att ge­nom­fö­ra pro­jek­tet.
4. Du för­med­lar in­for­ma­tion till fi­nan­si­ä­ren om hur pro­jek­tet fram­skri­der.
5. Du för­med­lar in­for­ma­tion till per­so­ner som kan ha nyt­ta av pro­jek­tet.
6. Du in­for­me­rar all­män­he­ten och ökar på sätt kän­ne­do­men bå­de om ditt eget pro­jekt och om pro­jekt­verk­sam­het i all­män­het.
7. Du be­rät­tar om för­änd­ring­ar, fram­steg, hän­del­ser.
8. Du ska­par nät­verk och sam­man­för män­ni­skor. Med hjälp av om­fat­tan­de nät­verk kan pro­jek­tets bud­skap spri­das i ett myck­et stort om­rå­de.
9. Du gör det möj­ligt att på­ver­ka pro­jek­tet i oli­ka sta­di­er.
10. De ge­nom­för­da pro­jek­ten ut­gör fö­re­bil­der och lär­do­mar för nya pro­jekt.
(Käl­la: Mel­lers­ta Fin­lands Le­a­der­grup­pers kom­mu­ni­ka­tions­pro­jekt Sy­ket­tä)

In­tern in­for­ma­tion

Be­rät­ta om pro­jek­tet för dem som be­rörs av pro­jek­tet och för dem som kan gyn­nas av det. Må­let är ock­så att få dem att med­ver­ka i ge­nom­fö­ran­det, så att pro­jek­tet inte blir nå­got som bara en li­ten grupp syss­lar med. Sär­skilt vik­tigt är ock­så att den sö­kan­de par­tens för­valt­nings­or­ga­ni­sa­tion och/el­ler sty­rel­se samt pro­jekt­fi­nan­si­ä­rer­na får in­for­ma­tion om pro­jek­tets för­lopp.

Det är bra att re­gel­bun­det be­sö­ka till ex­em­pel den för­e­ning som ad­mi­ni­stre­rar pro­jek­tet el­ler kom­mun­sty­rel­sen och rap­por­te­ra vil­ka fram­steg som har gjorts. Verk­tyg för den in­ter­na in­for­ma­tio­nen är ock­så till ex­em­pel e-post, in­tra­nät och styr- el­ler pro­jekt­grup­pens mö­ten. Man kan ock­så an­vän­da sig av so­ci­a­la me­di­er, ex­em­pel­vis ge­nom att ska­pa en slu­ten grupp på Fa­ce­book.

Ex­tern in­for­ma­tion

Må­let för den ex­ter­na in­for­ma­tio­nen är att in­for­me­ra and­ra om vad som på­går inom pro­jek­tet. Of­fent­lig in­for­ma­tion ger pro­jek­tet syn­lig­het och kan öka till ex­em­pel chan­ser­na att hit­ta nya sam­ar­bet­s­part­ner.

Fi­nan­si­e­rings­käl­lan ska an­ges när man in­for­me­rar om pro­jek­tet. An­vänd­ning­en av lo­go­typ­er är en för­ut­sätt­ning för att till ex­em­pel an­non­ser, bro­schy­rer, webb­si­dor, in­for­ma­tions­blad och vi­sit­kort ska be­rät­ti­ga till stöd. Om pro­jek­tet/sö­kan­den har en webb­plats ska en kort­fat­tad be­skriv­ning av pro­jek­tet pu­bli­ce­ras där. Be­skriv­ning­en ska in­ne­hål­la pro­jek­tets mål­sätt­ning och re­sul­tat samt näm­na med­fi­nan­si­e­ring­en från EU.

Om du sam­man­stäl­ler en pu­bli­ka­tion inom pro­jek­tet ska pu­bli­ka­tio­nens ti­tel­si­da in­ne­hål­la ett tyd­ligt om­näm­nan­de av uni­o­nens med­fi­nan­si­e­ring och lands­bygds­fon­den EJ­FLU:s em­blem. Ange i pu­bli­ka­tio­nen vem som sva­rar för dess in­ne­håll och vem som har fi­nan­si­e­rat pro­jek­tet.

Af­fi­scher och in­for­ma­tions­skyl­tar

Om stö­det till pro­jek­tet över­sti­ger 50 000 euro, ska du för den tid pro­jek­tet ge­nom­förs sät­ta upp en af­fisch som pre­sen­te­rar pro­jek­tet och dess EU-fi­nan­si­e­ring. Af­fi­schen ska sät­tas upp på en syn­lig plats, ex­em­pel­vis i an­slut­ning till pro­jekt­le­da­rens ar­bets­rum. En af­fisch­mall kan skri­vas ut från ad­res­sen www.lands­bygd.fi → An­sö­kan om stöd → Kom­mu­ni­ka­tions­an­vis­ning­ar för stöd­mot­ta­ga­re.

I stäl­let för af­fi­schen kan du om du så vill an­vän­da en skylt till ex­em­pel om stö­d­ob­jek­tet är be­lä­get ut­om­hus. Om pro­jek­tet är av ett så­dant slag att det inte finns nå­gon lämp­lig plats för en af­fisch och in­ve­ste­ring­ar inte in­går i pro­jek­tet be­hö­ver ing­en af­fisch sät­tas upp. Om pro­jekt­ge­nom­fö­ra­ren så öns­kar kan en skylt sät­tas upp ut­om­hus ock­så när det gäl­ler ett pro­jekt som har fått mind­re än 50 000 euro i stöd.

Om ett bygg­pro­jekt, kö­pet av en an­ord­ning el­ler nå­gon mot­sva­ran­de stor in­ve­ste­ring har fått över 500 000 euro i stöd, an­vänds en in­for­ma­tions­skylt i stäl­let för en af­fisch. Skyl­ten ska sät­tas upp på en syn­lig plats re­dan me­dan ge­nom­fö­ran­det på­går och den ska fin­nas kvar i fem år ef­ter den sis­ta stö­d­ut­be­tal­ning­en. In­for­ma­tions­skyl­ten får du från NTM-cen­tra­len el­ler Le­a­der­grup­pen.

Det är bra att pla­ne­ra kom­mu­ni­ka­tio­nen

Gör upp en kom­mu­ni­ka­tions­plan:

• Vad vill vi sä­ga? (Bud­skap)
• Till vem? (Mål­grupp)
• Hur? (Ka­na­ler/Verk­tyg)
• Vil­ka ef­fek­ter åstad­kom­mer vi? (Re­sul­tat)
• Vad kos­tar det? (Bud­get)
• Vem skö­ter kom­mu­ni­ka­tio­nen? (Skri­ben­ten/in­for­ma­tö­ren)
• När ska in­for­ma­tio­nen ut? (Tid­ta­bell)
• Vad hän­der ef­ter in­for­ma­tions­sprid­ning­en? (Upp­följ­ning)
(Käl­la: Mel­lers­ta Fin­lands Le­a­der­grup­pers kom­mu­ni­ka­tions­pro­jekt Sy­ket­tä)

På ad­res­sen http://www.lands­bygd.fi hit­tar du kom­mu­ni­ka­tions­an­vis­ning­ar och en bild­bank som in­ne­hål­ler lo­go­typ­er samt så­da­na fo­to­gra­fi­er som det är fritt fram att an­vän­da. Ta ock­så vara på Stöd­mot­ta­ga­rens verk­tygs­lå­da för kom­mu­ni­ka­tion: den in­ne­hål­ler till ex­em­pel fär­di­ga mal­lar för an­non­ser, brev och Power­Point-pre­sen­ta­tio­ner. På webb­plat­sen lands­bygd.fi kan du ock­så ska­pa en pro­jekt­si­da där du de­lar med dig av pro­jek­tets lär­do­mar och re­sul­tat samt be­rät­tar vil­ka er­fa­ren­he­ter pro­jek­tet har gett.

Press­med­de­lan­den

• Syf­tet med ett press­med­de­lan­de är att väcka re­dak­tö­rer­nas in­tres­se och få dem att skri­va om pro­jek­tet.
• Ibland pu­bli­ce­rar re­dak­tö­rer­na press­med­de­lan­det i dess ur­sprung­li­ga form, ibland kor­tar de av, kom­plet­te­rar el­ler kom­men­te­rar det, ibland skri­ver de en helt ny grej på ba­sis av press­med­de­lan­det.
• Ett press­med­de­lan­de ska be­hand­la nå­gon ny och ak­tu­ell sak som är av all­mänt in­tres­se.
• Se på sa­ken ur re­dak­tö­rens per­spek­tiv, inte ur pro­jek­tets syn­vin­kel.

Tips: skriv press­med­de­lan­den och ar­tik­lar så här

• En snär­tig ru­brik väck­er lä­sa­rens in­tres­se och be­rät­tar vad press­med­de­lan­det hand­lar om.
• In­gres­sen är den in­le­dan­de text­de­len. Där sam­man­fat­tas det som är vik­ti­gast i ny­he­ten.
• Vad, var, när, hur, var­för, vem? Det vik­ti­gas­te ska sä­gas ge­nast i bör­jan av press­med­de­lan­det, så tyd­ligt och kärn­fullt som möj­ligt.
• Håll text­styck­e­na kor­ta och an­vänd mel­lan­ru­bri­ker som lät­tar upp hel­he­ten.
• Ett press­med­de­lan­des längd ska vara högst en A4-sida. Om tex­ten dis­tri­bu­e­ras i ut­prin­tad form ska du an­vän­da en word-mall med lo­go­typ.
• Be gär­na om kom­men­ta­rer av 1–3 per­so­ner som har med den i press­med­de­lan­det nämn­da sa­ken att gö­ra. Män­ni­skors kom­men­ta­rer in­tres­se­rar all­tid lä­sar­na.
• Det lö­nar sig att ef­ter själ­va press­med­de­lan­de­tex­ten all­tid skri­va kon­takt­per­so­nens upp­gif­ter (namn, ti­tel, te­le­fon­num­mer).
• En bild li­var upp tex­ten och ökar dess vär­de i lä­sa­rens ögon. Om möj­ligt bör bild­ma­te­ri­al all­tid bju­das ut till me­di­er­na.

(Käl­la: Mel­lers­ta Fin­lands Le­a­der­grup­pers kom­mu­ni­ka­tions­pro­jekt Sy­ket­tä)