6.5 Rapportering och uppföljning

Inga egent­li­ga mel­lan­rap­por­ter be­hövs. Till be­tal­nings­an­sö­kan ska det än­då fo­gas en re­do­gö­rel­se för ge­nom­fö­ran­det av pro­jek­tet un­der den tid för vil­ken be­tal­ning söks. Det är bra att skri­va re­do­gö­rel­sen med hjälp av slutrap­port­mal­len, för då blir det enk­la­re att sät­ta ihop slutrap­por­ten ef­ter pro­jek­tets slut.

Skriv slutrap­por­ten i re­la­tion till pro­jekt­pla­nen: har de pla­ne­ra­de åt­gär­der­na ut­förts, har pro­jekt­må­len upp­nåtts och hur har kost­na­der­na och fi­nan­si­e­ring­en ut­fal­lit?

För­utom via rap­por­te­ring följs pro­jek­ten via upp­följ­nings­upp­gif­ter. För pro­jekt som på­går över ett år ska upp­följ­nings­upp­gif­ter­na rap­por­te­ras i Hyr­rä fö­re ut­gång­en av ja­nu­a­ri. När det gäl­ler kort­va­ri­ga­re pro­jekt ska an­mä­lan gö­ras ef­ter pro­jek­tets slut. Vid in­ter­re­gi­o­na­la pro­jekt är det bra att skicka rap­por­ter till del­ta­gar­na i det ge­men­sam­ma pro­jek­tet och till dem som be­vil­ja­de stö­det.

I det of­fi­ci­el­la stöd­be­slu­tet från NTM-cen­tra­len an­ges rap­por­tens stom­me, dvs. de upp­gif­ter som mås­te fin­nas med i rap­por­ten. Nå­gon se­pa­rat rap­port­blan­kett finns inte. Rap­port­mal­len hit­tar du ock­så i den här pro­jekt­hand­bo­ken i av­snit­tet om slutrap­por­te­ring.

För att un­der­lät­ta rap­por­te­ring­en är det bra om du för pro­jekt­dag­bok där da­tum, del­ta­gar­an­tal, ut­för­da åt­gär­der och an­nat som av­ser pro­jek­tets för­lopp an­teck­nas. Det är möj­ligt att gö­ra an­teck­ning­ar di­rekt i rap­port­mal­len i stäl­let för att föra pro­jekt­dag­bok, då blir det lät­ta­re att upp­rät­ta den fak­tis­ka rap­por­ten.

Han­te­ring­en av pro­jek­tet un­der­lät­tas om alla pro­jekt­do­ku­ment sam­las i en och sam­ma pro­jekt­pärm. Det är bäst att för­utom de of­fi­ci­el­la do­ku­men­ten ock­så spa­ra alla pro­me­mo­ri­or, mö­tes­pro­to­koll, del­ta­gar­lis­tor, bro­schy­rer, tid­nings­ur­klipp och de vik­ti­gas­te e-post­med­de­lan­de­na. Att an­vän­da fo­to­gra­fi­er när pro­jek­tet do­ku­men­te­ras kan vara till bå­de gläd­je och nyt­ta i ett se­na­re ske­de.

Pro­jektav­slut­ning

God för­hands­pla­ne­ring och plan­mäs­sig­het un­der­lät­tar en lyck­ad pro­jektav­slut­ning. När ett pro­jekt när­mar sig sitt slut, se då till att alla nöd­vän­di­ga åt­gär­der hin­ner ut­fö­ras inom den god­kän­da pro­jekt­ti­den och inom ra­men för kost­nads­för­sla­get.

Följ nog­grant upp kost­nads­för­sla­get och de fak­tis­ka kost­na­der­na samt pro­gnos­ti­se­ra vil­ka kost­na­der som än­nu kom­mer att upp­stå un­der res­ten av pro­jekt­ti­den. Kom ihåg att läm­na in till NTM-cen­tra­len el­ler Le­a­der­grup­pen en an­sö­kan om even­tu­el­la änd­ring­ar av kost­nads­för­sla­get. Läm­na in änd­rings­an­sö­kan in­nan änd­ring­ar­na görs.

Slutrap­port och ut­be­tal­ning­ar

När pro­jek­tet har av­slu­tats ska du upp­rät­ta en slutrap­port och den sis­ta be­tal­nings­an­sö­kan inom fyra må­na­der ef­ter pro­jek­tets slut. Om be­tal­nings­an­sö­kan för­se­nas kan re­sul­ta­tet av be­hand­ling­en av be­tal­nings­an­sö­kan i värs­ta fall bli att an­sö­kan av­slås och att ing­et stöd be­ta­las ut.

Skriv rap­por­ten så att ock­så ut­om­stå­en­de lä­sa­re ser var­för pro­jek­tet star­ta­des, vad som ut­rät­ta­des, vil­ka re­sul­ta­ten blev och om den ur­sprung­li­ga pro­jekt­pla­nen följ­des. Till slutrap­por­ten kan du gär­na bi­fo­ga even­tu­el­la tid­nings­ar­tik­lar, fo­to­gra­fi­er el­ler an­nat ma­te­ri­al som il­lu­stre­rar pro­jek­t­åt­gär­der­na och re­sul­ta­tet. En bra slutrap­port är inte en­bart en his­to­rik över pro­jekt­för­lop­pet. I rap­por­ten bör man ock­så ana­ly­se­ra pro­jek­tets för­lopp, vad pro­jek­tet lyck­a­des med och vad som bor­de ha gjorts på an­nat sätt.

Pro­jek­tet ut­vär­de­ras med fo­kus på hur väl må­len i pro­jekt­pla­nen har upp­nåtts. Mä­tar­na är allt­så pro­jekt­spe­ci­fi­ka. Styr­grup­pen fast­stäl­ler ut­vär­de­rings­re­sul­ta­ten vid sitt sis­ta mö­te och ger sin egen syn på hur pro­jek­tet lyck­a­des.

Mål­sätt­ning­en med pro­jekt­verk­sam­he­ten är att åstad­kom­ma nå­got nytt, till ex­em­pel att star­ta en ny verk­sam­het. Ska­pan­det av nå­got nytt är all­tid för­knip­pat med ris­ker. Re­sul­ta­ten går inte att ga­ran­te­ra i för­väg. Att miss­lyck­as när man prö­var på nå­got nytt är tillå­tet, och det är inte alla pro­jekt som når de upp­ställ­da må­len. Man ska för­sö­ka nå må­len, verk­li­gen an­stränga sig, men om må­len inte nås gäl­ler det att ut­vär­de­ra och fun­de­ra över vil­ka fak­to­rer som gjor­de att re­sul­ta­tet inte upp­nåd­des och var­för.

Den skrift­li­ga slutrap­por­ten ska in­ne­hål­la åt­min­sto­ne föl­jan­de upp­gif­ter:

1. Ge­nom­fö­ra­rens namn
2. Pro­jek­tets namn och pro­jekt­num­mer
3. En sam­man­fatt­ning av pro­jek­tet
– sam­man­fatt­ning av pro­jek­tets mål, cen­tra­la ak­tö­rer, åt­gär­der, kost­na­der, fi­nan­si­e­ring och re­sul­tat

4. Rap­port

4.1 Pro­jek­tets mål
• Må­len på hög­re ni­vå, av vil­ka pro­jek­tet ut­gör en del (till ex­em­pel pro­gram­met för ut­veck­ling av lands­byg­den i Fast­lands­fin­land och Le­a­der­grup­pens stra­te­gi)
• Pro­jek­tets mål

4.2 Ge­nom­fö­ran­de

1. Åt­gär­der
2. Tid­ta­bell
3. Re­sur­ser
4. Or­ga­ni­se­ring­en av ge­nom­fö­ran­det
5. Kost­na­der och fi­nan­si­e­ring
6. Rap­por­te­ring och upp­följ­ning
7. An­ta­gan­den om ge­nom­fö­ran­det och ris­ker

4.3 Sam­ar­bet­s­part­ner

4.4 Re­sul­tat och ef­fek­ter

5. För­slag till fort­sat­ta åt­gär­der
6. Un­der­teck­na­re och da­tum
– of­fi­ci­el­la un­der­skrif­ter av dem som ad­mi­ni­stre­rar pro­jek­tet

I frå­ga om all­män­nyt­ti­ga in­ve­ste­rings­pro­jekt som in­ne­hål­ler byg­gan­de ska en ut­red­ning om att bygg­pla­nen har ge­nom­förts in­klu­de­ras i slutrap­por­ten.

En bra slutrap­port är till nyt­ta:

• Du har dina er­fa­ren­he­ter sam­la­de i svart på vitt.
• Fi­nan­si­ä­ren får en re­do­gö­rel­se över pro­jek­tets för­lopp.
• Du kan ut­nytt­ja slutrap­por­ten i kom­mu­ni­ka­tions­syf­te och till ex­em­pel skicka rap­por­ten till in­tres­sent­grup­per­na.
• And­ra som pla­ne­rar pro­jekt av sam­ma typ kan ta lär­dom av ana­ly­sen och ut­vär­de­ring­en i slutrap­por­ten.
• Även fi­nan­si­ä­rer­na har nyt­ta av att få in­for­ma­tion om verk­sam­hets­me­to­der som vi­sat sig fun­ge­ra och om hur­da­na tgär­der som inte nöd­vän­digt­vis fun­ge­rar.

Styr­grup­pens och pro­jek­tets av­slu­tan­de mö­te

Styr­grup­pens sis­ta mö­te hålls i slu­tet av pro­jekt­ti­den. Styr­grup­pen god­kän­ner för sin del slutrap­por­ten och ger sin egen be­döm­ning av hur pro­jek­tet lyck­a­des.

Om pro­jek­tet har en in­of­fi­ci­ell pro­jekt­grupp i stäl­let för en styr­grupp är det bra att sam­man­kal­la grup­pen en sis­ta gång och gå ige­nom sam­ma punk­ter som en styr­grupp skul­le ha be­hand­lat.